Çalışan Ayrılınca Bilgi de Gitmesin: Kurumsal Hafızayı Koruma Stratejileri
Kurumsal hafıza; kurum içerisinde yıllar boyunca oluşan bilgi, deneyim, süreç bilgisi, teknik birikim ve uygulama yöntemlerinin çalışan değişikliklerinden bağımsız olarak korunmasını ifade eder. Bir çalışanın görev değiştirmesi veya kurumdan ayrılması doğal bir süreçtir. Önemli olan, o çalışanın sahip olduğu kritik bilginin de kurumdan ayrılmamasını sağlayacak sürdürülebilir bir bilgi yönetimi yapısı kurmaktır.
Özellikle uzun süre aynı görevde çalışan kişiler zaman içerisinde yalnızca prosedürlerde yazan bilgileri değil, işin nasıl daha etkili yürütüldüğüne ilişkin önemli deneyimleri de edinir. Belirli bir müşterinin çalışma biçimi, geçmişte karşılaşılan bir sorunun nasıl çözüldüğü, bir sistemin hangi adımlarla kullanıldığı veya belirli süreçlerde dikkat edilmesi gereken ayrıntılar çoğu zaman çalışanların kişisel deneyimlerinde birikir.
Kurumsal hafızayı korumak, bu bilgilerin yalnızca dosyalarda saklanması anlamına gelmez. Bilginin düzenli biçimde kaydedilmesi, güncel tutulması, çalışanların kolayca erişebileceği ortak kaynaklarda yapılandırılması ve gerektiğinde eğitim süreçlerine aktarılması gerekir. Böylece kişisel deneyimler zaman içerisinde kurumun ortak bilgi birikimine dönüşebilir.
Kurumsal Hafıza Nedir?
Kurumsal hafıza, bir kurumun zaman içerisinde oluşturduğu bilgi ve deneyim birikiminin tamamıdır.
Bu birikim resmi prosedürlerden çok daha geniştir. Çalışanların günlük işlerini yürütürken geliştirdiği yöntemler, ekiplerin tamamladığı projelerden edindiği deneyimler, departmanlar arasındaki çalışma biçimleri ve yıllar içerisinde ortaya çıkan uygulama bilgileri de kurumsal hafızanın parçalarıdır.
Kurumsal hafıza içerisinde;
İş süreçleri ve prosedürler
Teknik dokümanlar
Ürün ve hizmet bilgileri
Proje deneyimleri
Eğitim içerikleri
Kullanım kılavuzları
Sık karşılaşılan sorunların çözümleri
Departmanlara özgü çalışma yöntemleri
Kurumsal politikalar
Uzman çalışanların deneyimleri
Kurumsal wiki içerikleri
gibi farklı bilgi kaynakları bulunabilir.
Bu bilgilerin yalnızca çalışanların kişisel klasörlerinde, bilgisayarlarında veya bireysel deneyimlerinde kalması yerine kurum tarafından yönetilebilir hâle getirilmesi bilgi sürekliliğinin temelini oluşturur.
Kritik Bilginin Kişilere Bağımlı Kalması Nasıl Önlenir?
Kurumsal hafızanın korunması için öncelikle hangi bilgi alanlarının kritik olduğunun belirlenmesi gerekir.
Her çalışanın yaptığı her işlemi ayrıntılı biçimde kayıt altına almak gerekli değildir. Bunun yerine belirli bir kişinin yokluğunda iş süreçlerinin devamlılığını etkileyebilecek bilgiler önceliklendirilmelidir.
Bu amaçla kurum içerisinde şu sorular sorulabilir:
Belirli bir görev başka bir çalışana devredildiğinde hangi bilgiler gerekli olur?
Hangi süreçlerin nasıl yürütüldüğünü yalnızca birkaç kişi biliyor?
Yeni bir çalışan göreve başladığında en çok hangi bilgilere ihtiyaç duyuyor?
Hangi uygulamalar resmi prosedürlerde yeterince açıklanmıyor?
Hangi bilgiler büyük ölçüde deneyim yoluyla öğreniliyor?
Hangi süreçlerde geçmiş kararların nedenlerini bilmek önemli?
Bu sorular kurumun bilgi haritasının oluşturulmasına yardımcı olabilir.
Bilginin hangi çalışanlarda yoğunlaştığı görüldüğünde dokümantasyon, eğitim ve bilgi paylaşımı için öncelikli alanlar da daha kolay belirlenir. Böylece bilgi yönetimi yalnızca çalışan ayrılıklarında yapılan geçici bir devir işleminden çıkarak sürekli yürütülen kurumsal bir sürece dönüşür.
Kurumsal Wiki ile Ortak Bilgi Alanı Oluşturmak
Kurumsal wiki, kurum içerisinde üretilen bilgilerin düzenli, erişilebilir ve güncellenebilir biçimde saklanmasını sağlayan ortak bir bilgi alanı oluşturabilir.
Çalışanların sık kullandığı süreçler, departmanlara özgü uygulamalar, sistem kullanım bilgileri ve operasyonel detaylar wiki içerisinde belirli başlıklar altında yapılandırılabilir.
Kurumsal wiki içerisinde örneğin;
Süreç açıklamaları
Departman çalışma yöntemleri
Sık sorulan sorular
Sistem kullanım adımları
Ürün ve hizmet bilgileri
Prosedür açıklamaları
Proje bilgileri
Teknik bilgiler
Yeni çalışan rehberleri
Kurum içi uygulamalar
yer alabilir.
Bu yapı sayesinde bilgi yalnızca belirli kişiler tarafından bilinen bir deneyim olmaktan çıkarak ekiplerin ortak olarak erişebileceği bir kaynağa dönüşür.
Kurumsal wiki kullanımında içeriklerin aranabilir ve anlaşılır biçimde yapılandırılması da önemlidir. Bilginin sistem içerisinde bulunması tek başına yeterli değildir. Çalışanın ihtiyaç duyduğu anda doğru bilgiye kısa sürede ulaşabilmesi gerekir.
Uzun ve karmaşık içeriklerin daha küçük konu başlıklarına ayrılması, ortak bir isimlendirme düzeninin kullanılması ve içeriklerin belirli kategoriler altında toplanması bilgiye erişimi kolaylaştırabilir.
Kurumsal Video ile Deneyim Nasıl Aktarılabilir?
Bazı bilgilerin yazılı olarak aktarılması kolaydır. Bazı bilgiler ise uygulama, anlatım veya görsel gösterim gerektirir.
Bir sistemin nasıl kullanıldığı, teknik bir işlemin hangi adımlarla gerçekleştirildiği veya belirli bir operasyonun nasıl yürütüldüğü video aracılığıyla daha anlaşılır biçimde aktarılabilir.
Deneyimli çalışanlar tarafından hazırlanan kurumsal videolar;
Sistem kullanımlarını
Operasyonel süreçleri
Teknik uygulamaları
Ürün ve hizmet bilgilerini
Proje deneyimlerini
İş yapış yöntemlerini
Yeni çalışanların bilmesi gereken önemli noktaları
gelecekte de kullanılabilecek bilgi kaynaklarına dönüştürebilir.
Video içeriklerinin mutlaka uzun eğitimler şeklinde hazırlanması gerekmez. Belirli bir işlemi anlatan birkaç dakikalık videolar, çalışanların günlük bilgi ihtiyaçlarında daha kullanışlı olabilir.
Örneğin kapsamlı bir yazılım eğitiminin yanında sık gerçekleştirilen işlemler için ayrı kısa videolar hazırlanabilir. Böylece çalışan ihtiyaç duyduğu bilgiye ulaşmak için uzun bir eğitimi baştan sona tekrar izlemek yerine doğrudan ilgili içeriğe erişebilir.
Bilgi Devir Süreci Nasıl Planlanmalıdır?
Çalışanın görev değiştirmesi veya kurumdan ayrılması durumunda bilgi devir sürecinin belirli bir standart doğrultusunda yürütülmesi önemlidir.
Dosyaların başka bir çalışana gönderilmesi tek başına yeterli bir bilgi aktarımı değildir. Görevin nasıl yürütüldüğü ve geçmiş deneyimlerden hangi bilgilerin elde edildiği de aktarılmalıdır.
Bilgi devri farklı kategoriler altında yapılandırılabilir.
Görev Bilgisi
Çalışanın günlük, haftalık, aylık veya dönemsel olarak gerçekleştirdiği işler kayıt altına alınabilir. Hangi görevlerin hangi sıklıkla gerçekleştirildiği ve görevlerin tamamlanması için gerekli kaynaklar açıklanabilir.
Süreç Bilgisi
Bir işin başlangıçtan tamamlanmasına kadar hangi adımlarla yürütüldüğü belirlenebilir. İlgili departmanlar, onay süreçleri ve süreç içerisinde kullanılan bilgi kaynakları da bu kapsamda ele alınabilir.
Teknik Bilgi
Kullanılan sistemler, yazılımlar, araçlar ve işin gerçekleştirilmesi için gerekli teknik uygulamalar kayıt altına alınabilir.
Deneyim Bilgisi
Yıllar içerisinde edinilen uygulama bilgileri devir sürecinin değerli parçalarından biridir. Sık karşılaşılan durumlar, dikkat edilmesi gereken noktalar ve belirli problemlerin çözümünde kullanılan yöntemler bu kapsamda aktarılabilir.
Kaynak Bilgisi
Çalışanın görevini yürütmek için kullandığı dokümanların, eğitimlerin, wiki içeriklerinin ve diğer kaynakların nerede bulunduğu açık biçimde belirtilmelidir.
Bu bilgilerin yalnızca görevi devralacak çalışana aktarılması yerine kurumun ortak bilgi kaynaklarına eklenmesi, aynı bilginin gelecekte tekrar kullanılmasını mümkün hâle getirir.
Kurumsal Hafıza ile Kurumsal Eğitim Nasıl Birlikte Çalışır?
Bilginin kaydedilmesi kurumsal hafızanın yalnızca bir aşamasıdır. Çalışanların bu bilgiyi öğrenebilmesi ve günlük iş süreçlerinde kullanabilmesi de gerekir.
Bu nedenle kurumsal hafıza ile kurumsal eğitim birbirini tamamlayan yapılar olarak ele alınabilir.
Örneğin belirli bir iş süreci farklı formatlarla desteklenebilir.
Kurumsal Wiki: Sürecin güncel ve detaylı bilgisinin çalışanlar tarafından gerektiğinde bulunmasını sağlar.
Kurumsal Video: Sürecin uygulanışını görsel ve sözlü anlatımla destekler.
İnteraktif Eğitim: Çalışanın bilgiyi aktif biçimde öğrenmesine ve pekiştirmesine yardımcı olur.
Sınav ve Değerlendirme: Temel bilgilerin ne ölçüde anlaşıldığının değerlendirilmesini sağlar.
Özellikle oryantasyon süreçlerinde bu yapı önemli avantajlar sunabilir.
Yeni bir çalışan göreve başladığında yalnızca ekip arkadaşlarının anlatımına bağlı kalmak yerine kurum tarafından oluşturulmuş ortak bilgi ve eğitim kaynaklarından yararlanabilir. Böylece yeni çalışanların bilgiye daha sistematik biçimde ulaşması ve kurum içerisindeki bilgi aktarımının daha standart hâle gelmesi desteklenebilir.
Kurumsal Bilginin Güncelliği Nasıl Korunur?
Kurumsal hafıza yalnızca bilgi miktarıyla ölçülmemelidir. Bilginin güncel olması da en az bilginin saklanması kadar önemlidir.
Bir prosedür değiştiğinde eski uygulamaların çalışanların erişebildiği kaynaklarda kalması bilgi karmaşasına yol açabilir. Bu nedenle içeriklerin belirli bir yaşam döngüsü içerisinde yönetilmesi gerekir.
Her önemli içerik için;
İçeriğin sahibi olan departman
Güncellemeden sorumlu kişi veya ekip
Gözden geçirme periyodu
Son güncelleme tarihi
İlgili diğer içerikler
belirlenebilir.
Örneğin bir iş süreci güncellendiğinde yalnızca prosedür dokümanının değiştirilmesi yeterli olmayabilir.
Aynı bilgi kurumsal wiki, eğitim içeriği veya kurumsal video içerisinde de kullanılıyorsa bu kaynakların da gözden geçirilmesi gerekir.
Bu yaklaşım kurumsal hafızanın statik bir arşiv yerine yaşayan bir bilgi sistemine dönüşmesini sağlar.
Bilginin Kolay Bulunabilir Olması Neden Önemlidir?
Kurumsal bilgi miktarı arttıkça çalışanların doğru içeriğe ulaşabilmesi de ayrı bir yönetim konusu hâline gelir.
Yüzlerce doküman, eğitim ve video bulunan bir sistemde çalışan ihtiyaç duyduğu içeriği kolayca bulamıyorsa bilgi fiilen kullanılamaz hâle gelebilir.
Bu nedenle kurumsal hafıza stratejisinde yalnızca bilgi üretimine değil, bilgiye erişim deneyimine de odaklanılmalıdır.
İçeriklerin anlamlı kategoriler altında toplanması, anlaşılır başlıklarla yayınlanması ve ortak bir içerik mimarisinin oluşturulması çalışanların aradıkları bilgiye ulaşmasını kolaylaştırabilir.
Ayrıca aynı konuyla ilgili eğitim, video ve wiki içeriklerinin birbirleriyle ilişkili biçimde yapılandırılması öğrenme deneyimini güçlendirebilir.
Örneğin çalışan bir sürecin genel mantığını eğitim üzerinden öğrenebilir, uygulamasını video üzerinden izleyebilir ve daha sonra belirli bir ayrıntıya ihtiyaç duyduğunda kurumsal wiki içerisinden ilgili bilgiye ulaşabilir.
Böylece kurumun bilgi birikimi yalnızca saklanan içeriklerden oluşmaz; günlük çalışma içerisinde aktif olarak kullanılan bir kaynağa dönüşür.
Sürdürülebilir Bir Kurumsal Hafıza Stratejisi Nasıl Oluşturulur?
Kurumsal hafızanın korunması için çalışan ayrılıklarında devreye giren tek seferlik bir prosedür yerine sürekli çalışan bir bilgi yönetimi modeli oluşturulmalıdır.
İlk adım kritik bilgi alanlarının belirlenmesidir. Hangi departmanların, görevlerin ve süreçlerin belirli çalışanların deneyimine daha fazla bağlı olduğu analiz edilebilir.
Ardından bilginin hangi formatta saklanacağı belirlenmelidir.
Güncel süreç ve referans bilgileri kurumsal wiki içerisinde, uygulamalı bilgiler kurumsal videolarda, daha kapsamlı konular ise eğitim içerikleri içerisinde yapılandırılabilir.
Kurum içerisinde bilgi paylaşımının günlük çalışma kültürünün bir parçası hâline getirilmesi de önemlidir.
Çalışanların önemli süreçleri, geliştirdikleri yöntemleri ve güncel uygulamaları ortak bilgi kaynaklarına aktarması teşvik edilebilir. Böylece kurumsal hafıza yalnızca birkaç kişinin sorumluluğu olmaktan çıkar.
Departman yöneticileri ve konu uzmanları da kendi alanlarındaki bilgilerin doğruluğu ve güncelliğinin korunmasında rol üstlenebilir.
İçerikler belirli aralıklarla gözden geçirilmeli; güncelliğini kaybetmiş bilgiler düzenlenmeli, tekrar eden içerikler birleştirilmeli ve yeni süreçler ortak bilgi alanına eklenmelidir.
Bu yaklaşım sayesinde çalışan değişimleri gerçekleşse bile kurumun geçmiş deneyimi, süreç bilgisi ve uzmanlığı kurum içerisinde yaşamaya devam eder.
VimeLXP ile Kurumsal Bilgiyi Öğrenme Kaynağına Dönüştürmek
Çalışanların yıllar içerisinde oluşturduğu deneyim ve bilgi birikimi, kurumların en değerli kaynaklarından biridir. Bu birikimin kişilerden bağımsız olarak korunması ve yeni çalışanlara aktarılabilmesi sürdürülebilir bilgi yönetiminin temelini oluşturur.
VimeLXP; kurumsal wiki, kurumsal video, interaktif eğitim ve farklı öğrenme içeriklerinin aynı öğrenme ekosistemi içerisinde değerlendirilmesine yardımcı olabilir.
Kurumsal wiki sayesinde çalışanların ihtiyaç duyduğu bilgi düzenli ve güncellenebilir biçimde yapılandırılabilir. Kurumsal video ile deneyime ve uygulamaya dayalı bilgiler aktarılabilir. İnteraktif eğitimler ise çalışanların bu bilgileri öğrenme ve pekiştirme süreçlerini destekleyebilir.
Böylece çalışan değişiklikleri yaşandığında kurumun bilgi birikimi yalnızca kişisel deneyimlere bağlı kalmaz. Çalışanların sahip olduğu bilgi sistematik biçimde kurumsal bilgiye, kurumsal bilgi ise sürekli kullanılabilen bir öğrenme kaynağına dönüşebilir.
Kurumunuzdaki bilgi birikimini sürdürülebilir bir öğrenme yapısına dönüştürmek ve VimeLXP'nin kurumsal hafıza süreçlerindeki kullanım alanlarını değerlendirmek için Vimesoft ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kurumsal Hafıza Nedir?
Kurumsal hafıza; kurumun çalışanları, süreçleri, projeleri ve faaliyetleri aracılığıyla zaman içerisinde oluşturduğu bilgi, deneyim, prosedür ve uygulama birikiminin bütünüdür.
Çalışan Bilgisinin Kurumda Kalması Nasıl Sağlanabilir?
Kritik bilgiler belirlenerek kurumsal wiki, kurumsal video, dokümanlar ve eğitim içerikleri gibi ortak bilgi kaynaklarına aktarılabilir. Bilgi aktarımının yalnızca çalışan ayrılırken değil, çalışma sürecinin tamamında düzenli biçimde yapılması daha sürdürülebilir bir yapı oluşturur.
Kurumsal Wiki Kurumsal Hafızayı Nasıl Destekler?
Kurumsal wiki, süreç ve uygulama bilgilerinin merkezi ve güncellenebilir biçimde tutulmasını destekler. Böylece önemli bilgiler yalnızca belirli çalışanların deneyimine bağlı kalmadan diğer ekipler tarafından da kullanılabilir.
Kurumsal Video Bilgi Aktarımında Kullanılabilir mi?
Evet. Özellikle uygulamalı süreçler, teknik çalışmalar ve deneyime dayalı bilgiler kurumsal video aracılığıyla aktarılabilir. Böylece uzman çalışanların bilgi ve deneyimleri tekrar kullanılabilecek içeriklere dönüştürülebilir.
Kurumsal Hafıza Yönetimi Ne Zaman Başlamalıdır?
Kurumsal hafıza yönetimi çalışan ayrılıkları beklenmeden sürekli yürütülmelidir. Kritik bilgilerin çalışanlar görevlerini sürdürürken düzenli olarak ortak bilgi kaynaklarına aktarılması, kurum içerisindeki bilgi sürekliliğinin korunmasını kolaylaştırır.
