Covid-19, insanlığı benzeri görülmemiş zorluklarla karşı karşıya bırakırken şirketler de çalışmalarını dijital ortama taşıdı. Şirket içi toplantı ve görüşmelerini video konferanslar aracılığıyla yapmaya başladı.
Video konferansın yaygınlaşması ve hızlı gelişmesi adaptasyon problemlerini de beraberinde getiriyor. Bu sorunlar, toplantıyı yöneten şirketler için ve yeni kullanmaya başlayan katılımcılar için de önemli bir konu haline gelebiliyor. Konferans sırasında böyle durumlarla karşılaşmamak ve olabildiğince kaliteli bir şekilde görüşmeleri tamamlamak için neler yapabilirsiniz?
“Video konferans nasıl yapılır?”, “Video konferans yaparken nelere dikkat etmeliyiz?”, “Video konferans yaparken yapılan hatalar nelerdir?” gibi sorular da sık sorulmaya başlandı. Bu yazımızda hem bu soruları yanıtlayacağız hem de konferansları en iyi şekilde yürütmek ve olası olumsuz durumları en aza indirmek için ipuçları vereceğiz. Gelin bu önemli noktalara birlikte bakalım.
Bir görüşme zamanı belirlemeden önce bütün katılımcıların uygun olduğu zaman ayarlanmalıdır. Bunun için bütün katılımcıların ortak müsait olduğu zaman aralığı belirlenmelidir. Bu hem görüşmelerin verimli geçmesini hem de aksaklıkların oluşmamasını sağlar.
Video konferans saatinin yanlış belirlendiği durumlarda; toplantının eksik insanla başlaması, katılımcıların toplantıdan erken ayrılmak zorunda kalması, katılımcıların bazılarının görüşmeye katılamaması birçok soruna yol açar. Bütün bunların sonucunda da toplantının kalitesi düşebilir, başka bir tarihe ertelenebilir veya başlamadan bitebilir.
Sonuç olarak zaman belirlenme süreci bu işin ilk aşamalardan biri olup titiz davranılmalıdır.
Video konferans görüşmeleri, çoğunlukla bir amaca yönelik yapılır. Toplantıda konuşulacak konular ve katılımcılar daha önceden belirlenmiş olur. Toplantı zamanı geldiğinde herhangi bir aksaklık yaşanmaması için konular başlıklar halinde ve önem derecesine göre sıralanmalıdır. Önceden yapılan bu hazırlık, görüşmenin olabildiğince verimli geçmesini sağlamaktadır. Böylece konferans düzenli şekilde ilerler ve sonuçlanmış olur.
Video konferansı kayıt altına almak çok büyük yarar sağlamaktadır. Toplantı sonrasında önemli noktaları ve konuşulan konuları tekrar izleyebilmek ve dinleyebilmek için ses ve görüntü kayıt altına alınır. Böylece eksik bilgilere veya önemli noktalara alınan kayıt ile kolayca ulaşmak mümkün olabilir.
Seçilen video konferans sistemi aynı zamanda kullanışlı olmalıdır. Sistemin içerik paylaşımı ne kadar kolaysa, görüşmeler ve toplantılar bir o kadar kaliteli olacaktır. Video konferans sisteminde içerik ve bilgi paylaşımı için gerekli özellikler nelerdir?
Çoğu insan video konferans sırasında istemeyerek de olsa hatalar yapmaktadır. Bu hatalar aslında bire bir görüşmedeki etik kurallarla benzerlik göstermektedir. Video konferans etik kurallarını nelerdir birlikte bakalım;
Video konferans sırasında katılımcıların kullanmış olduğu ekipmanlar, toplantı kalitesini büyük ölçüde etkiler. Görüşme sırasında doğabilecek aksilikler; ses ve görüntüyü karşıya aktaramamak, bağlantı problemleriyle karşılaşmak bunlara örnek gösterilebilir. Olumsuz sonuçlarla karşılaşmamak için önceden ekipman kontrolü yapmak en doğrusu olacaktır.
Teknolojik faaliyetlerin artmasıyla güvenlik önemli meseleler haline gelmiştir. Bulut Video Konferans uygulamaları sırasında katılımcıların bilgileri, paylaşılan bilgiler, gönderilen ve alınan dokümanlar, şifreler, konuşma içeriği güvenli halde depolanmalıdır. Bu belgeler üzerinde oluşabilecek herhangi bir sorun hem kısa vadede hem de uzun vadede bir kaos oluşturabilir. Hem katılımcıların hem de video konferans sahiplerinin bu konuda titiz davranmaları şarttır.
Güvenilir bir bulut video konferans sisteminde olması gerekenler şunlardır;
Sorunsuz ve kusursuz işleyen bir video konferans için gerekli tavsiyeleri yazımızda belirttik. Video konferans sistemi seçerken ve alırken bu önerilere mutlaka göz atmalısınız ve uygulamalısınız. Vimesoft Video Platformu avantajı ile video konferans sisteminden yararlanmak, hem zaman kazanımı hem de seyahat konusunda sizi bir adım öne geçirecektir.
